La sicurezza è un'impostazione che ti permette di ampliare o ridurre la visibilità di un oggetto (azienda, contatto, lead, opportunità, attività) verso utenti oppure gruppi del CRM.
Come funziona: clicchi sul lucchetto presente nell'oggetto e quindi inserisci i gruppi/utenti interessati, impostando se stai allargando i permessi ad utenti che altrimenti non vedrebbero l'attività oppure se li stai restringendo (impedendo ad esempio la modifica, la visualizzazione etc.)
Come si configura
Per prima cosa entra in
SETUP>Configurazioni, Permessi Avanzati>Sicurezza:
- Attiva: serve per abilitare l'utilizzo della funzionalità di sicurezza
- Ordine di priorità: specifichi in che ordine devono essere applicate le restrizioni che imposti
- Abilita filtro per gruppi secondari: applica il filtro anche agli utenti che hanno i gruppi secondari impostati
- Abilita filtro per SystemAdministrator: puoi impostare restrizioni anche per gli utenti del gruppo SysAdmin
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Note
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| Ordine di priorità. Ad esempio, se imposti una restrizione ad un utente ed ad un gruppo (di cui l'utente fa parte), in base a cosa verrà indicato in questo campo il sistema applicherà i permessi che hai impostato. Se un utente ha solo visualizzazione ma il gruppo ha visualizzazione e modifica, con una priorità di Utente-team-Gruppo l'utente in particolare potrà solo visualizzare ma non modificare, anche se per il suo gruppo hai impostato la modifica.Viceversa se imposti Gruppo-Team-Utente. |
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Warning
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| Se hai fatto le operazioni come sopra ma all'interno dell'oggetto non trovi il campo sicurezza, può essere che tu abbia uno schema salvato nel Layout Studio: devi quindi entrare negli schemi personalizzati e trascinare il campo Sicurezza dalla colonna campi non visualizzati verso sinistra in una delle colonne che sono visualizzate.
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Come si applica
Una volta salvate le impostazioni di configurazione, puoi tornare nell'oggetto per il quale avevi bisogno di apportare modifiche di visibilità e procedere nell'applicazione, cliccando sul lucchetto:
- dalla finestra che si aprirà, inserisci l'utente/gruppo/team che sarà soggetto alla modifica
- in elemento clicca sull'icona del contatto per inserire il tema/gruppo/utente specifico
- spunta le voci lettura/scrittura/cancellazione/condivisione per abilitare i permessi all'utente
- clicca sul tasto verde + per aggiungere la condizione che hai appena configurato
- in tipologia indica con la condivisione se stai allargando i permessi ad utenti/gruppi che normalmente avrebbero restrizioni per questo oggetto oppure restrizione se stai restringendo le operazioni possibili
- in applica template puoi applicare un modello preconfigurato di restrizione/condivisione senza inserire i gruppi/utenti/team manualmente (in caso di operazioni che effettui più frequentemente)
- Verifica i permessi ti permette di aprire un pop-up e visualizzare allo stato attuale come sono gestiti i permessi per l'oggetto che hai aperto
Una volta che hai impostato i nuovi permessi, nell'attività vedrai il campo sicurezza così:
Templates
In
SETUP>Configurazioni>Permessi Avanzati>Template Permessi puoi creare i modelli di permessi da inserire quando imposti la sicurezza in un oggetto, in modo da velocizzare l'operazione.
Per creare un modello, clicca su Nuova:
- Codice (obbligatorio): inserisci un codice (possibilmente univoco) per identificare il template dei permessi
- Descrizione: la descrizione del template
- Privato: questo modello sarà disponibile solamente per il proprietario indicato nel relativo campo
- Tipologia: impostiamo se stiamo allargando i permessi oppure li stiamo restringendo
Per salvare la riga di configurazione, premi il tasto verde + prima di procedere al salvataggio o all'inserimento della riga successiva.