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[...] cosa, inseriamo i dati di configurazione del flusso nella schermata di riepilogo: Nome Template: il nome del flusso che andiamo a creare Flow collegato al tipo di oggetto: Tutti i flussi devono essere collegati ad un’anagrafica, che sia Azienda, Contatto o Lead. Poiché questi elementi hanno strutture dati differenti, non è possibile creare un flusso che sia collegato a più entità, ed è necessario indicare a quale tipologia il flusso fa riferimento Fascia Lavorativa: Per creare un flusso è necessario creare le fasce di lavoro, ovvero [...]
Quando una commessa viene creata, il sistema mette a disposizione alcune informazioni quali la durata
degli interventi e la durata totale delle attività e degli interventi della commessa. Di seguito analizzeremo i tab di una commessa: Risorse Andiamo a definire quali risorse fanno parte della mia commessa. Ovvero, secondo una mia previsione,
quali elementi saranno impegnati nei miei interventi. Le risorse possono essere:
*Utenti: uno o più account utente di Tustena
*Team: gruppi di utenti. I team vengono creati da SETUP->Team
*Asset: gli asset che prevedo [...]
Il Setup Azienda
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In questa schermata è necessario inserire i dati aziendali compilando le apposite caselle in maniera appropriata:
Indici di ricerca: Tustena permette di ricercare dati rapidamente anche all'interno dei propri archivi tramite un sistema di indici (data storage - full index). I dati archiviati nel software sono facilmente recuperabili: il valore riportato in questa pagina non è che una misura del peso degli indici di ricerca; Collega scheda azienda: per una gestione ottimale del proprio [...]
Il Grabber
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Il grabber è uno strumento che ti permette di creare automaticamente i ticket partendo dalle mail di richiesta assistenza dei clienti. Come funziona: collega al grabber una casella di posta (IMAP o POP), tipicamente la casella di posta che utilizzi per il supporto tecnico, decidi uno stato da impostare per i ticket che verranno aperti tramite questo automatismo ed in automatico in HELP DESK>Ticket troverai i ticket per le mail ricevute.
Se lo desideri, puoi settare [...]
[...] parta in automatico una regola di controllo sollecitando i responsabili dell'approvazione a verificare il documento per poterlo inviare al cliente.
Il commerciale che l'ha redatto potrà comunque generare il PDF: queesto però sarà in filigrana "bozza" fino al momento in cui l'approvatore non confermi il documento.
Come si imposta Da SETUP>Configurazione, seleziona il menu Approvazione, quindi Approvazione Preventivi e clicca su Nuovo:
Titolo: il [...]
[...] 2016 di Outlook"
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In questa pagina viene spiegato come installare il plugin di Outlook ed effettuarne la prima configurazione. il plugin richiede la versione 16.11 di Tustena o successive ed è compatibile con le versioni Outlook 2013/2016. Configurazione
Scarichiamo ed installiamo il plugin in locale, cliccando sul link relativo alla versione di Outlook plugin non più disponibile .
Se presente una precedente versione del plugin, seguire la guida su Come disinstallare
[...] pagamento e di consegna. Compila i vari campi tenendo presente che: nel campo "Richiesto da" puoi inserire il richiedente del preventivo selezionando il cliente (azienda/contatto/lead) i campi "Indirizzo..." si compileranno automaticamente alla selezione del richiedente con i dati presenti nella relativa scheda; il campo "Numero preventivo" può essere libero (nel qual caso va compilato manualmente) o automatico SETUP>Configurazioni>Vendite> ( Progressivo preventivi ) se il richiedente del [...]
Il Database : esempio pratico
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Questo modulo fornisce l'opportunità di creare un "contenitore" di dati dinamico in base alle rispettive necessità. Il vantaggio di creare un database risiede nel collegare i vari dati (record) secondo un modello logico in modo tale da consentire la gestione dei dati stessi da parte di Tustena. I dati all'interno del database possono contenere svariate informazioni come: Strutture dati che velocizzano le operazioni frequenti. Collegamenti con dati esterni(Aziende, Lead, [...]
[...] Nostro riferimento : da inserire Vostro riferimento : da inserire Informazioni Creato da : compare il nome di chi ha creato il documento Data inserimento : compare la data di creazione Modificato da : compare il nome di chi ha modificato il documento Data modifica : compare la data di modifica Banca di appoggio : Selezionare dalla lista (precompilata dal setup) N° fattura * : inserire un numero progressivo o compare in automatico al salvataggio se impostato da setup. [...]
[...] Email Marketing
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Tustena CRM permette di semplificare e velocizzare il processo di "Email Marketing" attraverso la creazione di una Mailing List a secondo delle necessità e degli scopi prefissati. Un sofisticato editor consente la costruzione di e-mail grafiche con campi dinamici (che variano per ogni destinatario in base ai dati registrati nel CRM). Il supporto di liste multiple permette la creazione di liste differenti per gruppi di interesse distinti, per evitare l’invio di email a destinatari non interessati [...]
[...] applicabili ai prodotti, accompagnati da una breve descrizione che sarà poi riportata nelle relative schede. Il valore verrà usato per calcolare automaticamente le tasse su preventivi e fatture, permettendoti di selezionare un'imposta diversa a seconda del prodotto.
Per inserire una voce, clicca su quindi compila il form con il campo del Codice, la descrizione (click sulla bandierina per inserire la descrizione in lingua estera) ed il valore applicabile Il [...]
[...] pagina web. Step 1: Creare un Database Step 2: Creare un Template ed invio mail Step 3: Creare il format di partecipazione all'evento Step 1 Creare un database
Cliccare su "DATABASE" --> "DB MANAGER" --> "Nuovo database" . Definiamo il nome del database e le colonne, che andranno a costituire poi le informazioni relative ai clienti (nome azienda, indirizzo, mail), tramite il tasto "aggiungi colonna" . Andiamo ad inserire le etichette che fungeranno da colonna Clicchiamo il [...]
Come installare il Configuratore Commerciale
La versione di Gamma Enterprise del cliente deve essere 7 o superiore. Gamma (anche solo il client) deve essere installato sulla stessa macchina de CRM il configuratore commerciale non è compatibile con i listini parametrici
Passaggi da eseguire: 1) scaricare i files presenti nella sezione allegati della pagina (li puoi trovare in alto a destra) 2) estrarre il contenuto del file Tustena.Addins.GammaRpcTunnel.zip all'interno della [...]
Configurare il connettore di Exchange
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Questa sezione di configurazione dei settaggi globali del CRM permette di sincronizzare i contatti e gli appuntamenti di Exchange con Tustena in maniera mono o bidirezionenale. Per informazioni su come configurare Exchange per la delega degli utenti vedere l'allegato (inglese) GetFile.aspx?Page=Manuale%20IT.Exchange&File=CRM%20integration%20using%20EWS%20on%20Exchange%202010.pdf
Parametri di configurazione [...]
[...] template inserendo i singoli elementi presenti nel menu dell'editor oppure incollando direttamente il codice sorgente HTML da Strumenti>Codice sorgente
Fai caso che:
l' Oggetto che andrai a specificare sarà l'oggetto che leggerà anche il destinatario del messaggio Descrizione invece è un campo utile a te per distinguere nell'elenco nel campo Allegati puoi inserire eventuali file che verranno spediti insieme alla mail Puoi impostare la mail come Mail di benvenuto che viene inviata tramite l'apposita opzione con Default di sistema
Configurazione MailUp
Sottoscrizione del CRM a MailUp Prima di effettuare il login è necessario sottoscrivere il CRM come applicazione esterna in MailUp. La sottoscrizione avviene accedendo al sito Web di MailUp con il proprio account e andando a creare una nuova chiave API nella sezione Configurazioni > Opzioni avanzate > Opzioni sviluppatore (vedi screenshot qui sotto). Il Client ID e il Client Secret così generati devono essere inseriti nelle corrispondenti [...]
Configurazione di una Commessa
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Come prima cosa andiamo a configurare gli Stati delle commesse e degli interventi da SETUP>Configurazioni alla voce Commesse
Sotto la voce “Stato Commesse” troviamo gli stati che possiamo dare alla commessa.
Se inseriamo o modifichiamo uno di questo stati il sistema ci chiede di indicare di che tipo è lo stato che
stiamo editando. Tramite la tendina di selezione possiamo definire questa tipologia di stato. Alla tipologia
di stato sono associati eventi automatici [...]
[...] gestione delle attività
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In SETUP>Azienda , nel tab Setup è possibile configurare la gestione dell'intervallo di tempo delle attività secondo 3 possibili modalità: Attività standard Attività Oraria Attività Oraria (con modifica manuale durata) che in termini pratici influisce sulla user experience in questo modo: 1. Attività Standard : le attività presentano solamente il campo Alle che corrisponde all'orario in cui viene eseguita o comunque fissata l'attività (eccetto per le attività [...]
[...] struttura aggiungendo colonne. Dalle opzioni presenti a sinistra puoi anche creare un nuovo database Il nome del database è obbligatorio Nelle opzioni puoi abilitare il database per essere visto come tab aggiuntivo nella scheda anagrafica (qualora i dati siano compilati per quel cliente) In visibile da puoi limitare la visibilità del database per alcuni gruppi Una volta che avrai cliccato su Salva ti compariranno il tasti di Aggiungi colonna e Aggiorna tutti : Aggiungi Colonna apre una maschera per configurare [...]
[...] un'attività oppure da un intervento) generare un documento PDF con la firma del cliente dove riportare il rendiconto dell'attività svolta.
Stampa rapportino direttamente dall'APP
Nell'APP puoi configurare fino ad un massimo di due template da proporre con la stampa. Accedi a SETUP>Configurazioni>Offline App>Template di stampa attività Clicca su Nuovo Template per inserirne uno nuovo di default viene caricato il template standard al quale puoi apportare le opportune modifiche; come per i moduli di stampa, [...]
[...] Tustena Password: la password di accesso Server: qui inseriremo l'indirizzo esatto e completo di Tustena (il medesimo utilizzato per accedere dal computer)
Attenzione: se si utilizza il protocollo HTTPS è necessario possedere un certificato valido, altrimenti l'App potrebbe restituire un errore di log-in
Una volta effettuato l'accesso, comparirà la schermata con le voci di menu; cliccando su una delle voci dell'elenco, il sistema chiederà di aggiornare la categoria. Cliccare su Aggiorna
Chiederà a questo [...]
[...] ordine devono essere applicate le restrizioni che imposti Abilita filtro per gruppi secondari: applica il filtro anche agli utenti che hanno i gruppi secondari impostati Abilita filtro per SystemAdministrator: puoi impostare restrizioni anche per gli utenti del gruppo SysAdmin
Ordine di priorità. Ad esempio, se imposti una restrizione ad un utente ed ad un gruppo (di cui l'utente fa parte), in base a cosa verrà indicato in questo campo il sistema applicherà i permessi che hai impostato. Se un utente ha solo visualizzazione ma il [...]
Il portal è lo strumento che Tustena mette a disposizione per consentire alle anagrafiche presenti nel CRM di poter consultare i dati registrati ed interagire con la nostra azienda, avendo a disposizione una username (l'indirizzo email) ed una password di accesso. Cosa può fare il cliente che accede al portal: visualizzare ed aggiornare i propri dati anagrafici visualizzare e scaricare i documenti condivisi (preventivi, fatture ed altri tipi di files) visualizzare lo stato di avanzamento delle proprie richieste di assistenza ed aprire nuove [...]
[...] alla "Gestione Flussi" da SETUP -> Configurazioni -> Opzioni Step 2: Creiamo un nuovo Template per il Flow e popoliamo i rispettivi campi Sarà necessario configurare una Fascia lavorativa prima di poter inserire il Flow Step 3: Una volta creato accediamo all'editor del Flow. Ci viene presentata una finestra di lavoro dove andar a definire i passaggi che il nostro operatore dovrà fare. Sarà possibile impostare: Oggetti: attività Opportunità Eventi: Email SMS Cambio Proprietario [...]
[...] ordine devono essere applicate le restrizioni che imposti Abilita filtro per gruppi secondari: applica il filtro anche agli utenti che hanno i gruppi secondari impostati Abilita filtro per SystemAdministrator: puoi impostare restrizioni anche per gli utenti del gruppo SysAdmin
Ordine di priorità. Ad esempio, se imposti una restrizione ad un utente ed ad un gruppo (di cui l'utente fa parte), in base a cosa verrà indicato in questo campo il sistema applicherà i permessi che hai impostato. Se un utente ha solo visualizzazione ma il [...]
[...] relativa casella nell'ultima colonna e cliccare su
. Per leggere un messaggio cliccare sulla data, il mittente o l'oggetto del messaggio: A questo punto sarà possibile rispondere cliccando sul pulsante
, si aprirà la seguente finestra: Gli utenti a cui sarà recapitato il messaggio saranno visualizzati nella lista "Utenti abilitati"; è possibile aggiungere nuovi utenti selezionando un ufficio oppure cercando: per fare ciò selezionare l'ufficio di appartenenza degli utenti a cui si desidera inviare oppure digitare sotto la voce [...]
[...]
Nella parte in basso della scheda, abbiamo la possibilità di inserire un file di esempio da cui il sistema si ricaverà le associazioni tra i campi delle aziende in Tustena e i file che gli verranno passati.
Da "Scegli File" carichiamo il nostro file di esempio (le intestazioni delle colonne devono essere nella prima riga) e poi clicchiamo su "Carica" per caricarlo a sistema
Una volta caricato il nostro file di esempio, sarà sufficiente cliccare con il tasto destro su ciascun [...]
[...] creare un listino (da SETUP>Configurazioni>Catalogo>Gestione Listini): in questa fase ti viene richiesto il nome del listino, la valuta ed eventualmente se utilizzarlo come default
Ora ci spostiamo nella scheda prodotto, dove puoi impostare l'effetto che avranno i listini. Ad esempio poniamo il caso del prodotto PlusX che ha:
Costo: 80 € Prezzo unitario: 100 €
Per il listino puoi impostare un prezzo particolare, ad esempio per il nostro listino di riferimento Commerciali Esterni [...]
La gestione del Multitier
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Il multitier è un'estensione della licenza di Tustena (per chi ha l'installazione nel server in locale) che permette di inserire più nodi per lavorare su aziende diverse all'interno della stessa istanza di Tustena.
Configurazione
Da SETUP>Azienda, clicca sul tab Multitier ed inserisci la nuova azienda (cliccando Aggiungi )
Nei Dati dell’azienda inserisci la ragione sociale (obbligatoria) e gli altri dati (facoltativi e che consigliamo di compilare). In Dati di gestione inseriamo il [...]
[...] nuovo contratto seleziona Nuovo contratto dalla colonna a sinistra.
Ci sono due campi obbligatori: il codice contratto e la descrizione. Inoltre puoi impostare la categoria del contratto, la modalità di pagamento (la stessa dei documenti) e la durata contratto. Quest'ultima ti serve per impostre già per il contratto la data di scadenza (che verrà calcolata a partire dalla data di creazione); in alternativa puoi impostare come durata una quantità di mesi molto lunga (tipo 999) in modo che il contratto non scada [...]