Configuarare il Protocollo
Argomenti collegati:
CONFIGURAZIONE PROTOCOLLO
La protocollazione automatica serve per Archiviare e Protocollare in maniera sequenziale ogni attività fatta all'interno dell'azienda. Attivando questa funzionalità si possono protocollare tutte le attività svolte nel CRM. Il formato standard del protocollo di Tustena è il seguente:
OP/UF/D/F/PROG/DATA Dove:
OP Sigla dell'operatore UF Sigla dell'ufficio (opzionale)
D Sigla del tipo di attività o documento
F Sigla del flusso dati (entrata o uscita)
PROG Numero progressivo
DATA Anno o mese e anno
Una volta attivata la funzione, le attività vengono protocollate nel momento in cui vengono salvate come "FATTE", o nel caso delle mail quando vengono inviate. Da questo momento le attività non sono più modificabili ma solo consultabili.
Procedura:
- impostare "Attiva Protocollazione": per l'attivazione di tale modalità operativa;
- impostare "Protocollo per Ufficio": per protocollare le attività distinguendo l'ufficio di provenienza;
- impostare "Protocollo commerciale": permette di inserire un numero offerta nei documenti inseriti per le opportunità. Serve a tenere traccia di eventuali revisioni delle offerte a documenti fatte dall'opportunità;
- impostare "Formato data": per definire le cifre del codice che andrà ad indicare la data;
- impostare "Numero di cifre nel progressivo": per definire da quante cifre sarà composto il codice progressivo;
- impostare "Progressivo relativo a": per protocollare progressivamente le attività distinguendo per l'ufficio o globalmente;
- impostare "Lettera che indica i documenti in entrata": per definire la Lettera che indicherà tutti i docuemnti in entrata, appare di default;
- impostare "Lettera che indica i documenti in uscita": per definire la Lettera che indicherà tutti i docuemnti in uscita, appare di default;
- impostare "Separatore": simbolo che indica la separazione delle cifre del protocollo, appare di default;
- impostare per ogni Ufficio il Progressivo attuale, che di default sarà "0";
- impostare le Sigle (doppio carattere, attenzione agli omonimi) di ogni singolo utente per distinguere la provenienza o la destinazione di ogni singolo documento;
- impostare le Sigle (signolo carattere, attenzione agli omonimi) di ogni singolo ufficio;
- impostare le Sigle (Doppia cifra) di ogni tipologia di documento;
- (una volta impostati questi dati non serve modificarli) Salvare per rendere effettive le impostazioni.