3.2.1.3 Nuovo appuntamento multiplo
Cliccando su "Nuovo appuntamento multiplo" si aprirà la seguente finestra:
Compilando i vari campi sarà possibile creare un nuovo appuntamento multiplo che successivamente sarà visualizzabile nel calendario di tutti gli utenti coinvolti.
Come prima cosa inserire la data dell'appuntamento nel campo "Il giorno (dd/MM/yyyy)" (data d'inizio), o compilando direttamente il campo digitandola (dd = giorno, 2 cifre; MM = mese, 2 cifre; yyyy = anno, 4 cifre, ad es. 01/01/2009), oppure cliccando sull'icona
:
In tal modo sarà possibile selezionare direttamente la data dal calendario, cliccando sul giorno desiderato. Per cambiare mese cliccare su
(mese precedente) o
(mese successivo). Per chiudere la finestra cliccare su
.
Gli utenti che parteciperanno alla riunione saranno visualizzati nella lista "Utenti abilitati"; è possibile aggiungere nuovi utenti selezionando un ufficio oppure cercando: per fare ciò selezionare l'ufficio di appartenenza degli utenti che si desidera aggiungere oppure digitare sotto la voce "Cerca utenti" una parte del/i nome/i da cercare e cliccare sul pulsante
; dopodichè selezionarli dalla lista "Utenti" e cliccare sul pulsante
;
permette di aggiungere tutti gli utenti della lista; in maniera analoga per rimuovere un utente selezionarlo nella lista "Utenti abilitati" e cliccare sul pulsante
;
permette di rimuoverli tutti.
Cliccando su
sarà impostato automaticamente l'intervallo temporale dell'appuntamento prendendo come ora d'inizio l'orario di entrata in ufficio la mattina e come fine l'orario di uscita il pomeriggio dell'utente selezionato.
Altrimenti sarà necessario compilare i campi "Dalle" e "Alle", digitando direttamente gli orari oppure cliccando sulle apposite icone
e
per incrementare o decrementare (rispettivamente) gli orari.
Nei campi "Persona" e "Azienda" inserire rispettivamente il nome della persona che parteciperà alla riunione e l'azienda per la quale tale persona lavora. Qualora la scheda di tale persona sia disponibile tra i
contatti (
Contatti) o tra i lead (
Lead)
sarà possibile selezionarla direttamente cliccando su
: si aprirà la finestra di ricerca contatti e lead
(per ulteriori informazioni
Nuovo lead). Se è inserita la scheda dell'azienda sarà anche in questo caso possibile selezionarla cliccando su
: si
aprirà la finestra di ricerca aziende
(per ulteriori informazioni
Nuovo lead). Non sarà necessario selezionare/inserire un'azienda qualora alla scheda del contatto/lead sia associata la scheda dell'azienda.
Il campo "Note" è libero, lo si può compilare come si preferisce.
Se la casella "In sede" è selezionata si potrà digitare in quale stanza dell'azienda si terrà l'appuntamento nel campo "Stanza". In caso contrario sarà possibile specificare il luogo.
Qualora un appuntamento abbia luogo in più giorni è possibile gestire le ricorrenze in maniera automatica selezionando la casella "Ricorrente". Sarà possibile definire inizio e fine del periodo in cui si ripete l'appuntamento, la modalità e la cadenza della ricorrenza, e qualora siano da escludere i giorni festivi, compilando in maniera opportuna i relativi campi.
Al termine della creazione dell'appuntamento cliccare sul pulsante
per confermare. Gli utenti selezionati saranno avvertiti della riunione tramite un messaggio automatico, e l'appuntamento sarà fissato sull'agenda di ciascuno. Qualora qualcuno dovesse cancellare la riunione dalla propria agenda, chi ha creato l'appuntamento multiplo sarà informato tramite un messaggio automatico.